簡潔に話をまとめ相手に伝わる伝え方のコツ１．

From　：　田渕裕哉（2012/06/18 07:56:57）

おはようございます。今朝は最高の天気の千葉からです。

１週間の始まりですね。調子は如何ですか？
朝は５分だけでも時間を取って、瞑想と呼吸法で違いますよ。
モチベーションが高まり、やる気が、みなぎってきます。

「情報の量を増やせば増やすほど、分りやすくなる」説明が下手な人に限って、
そんなふうに考えてしまうようです。

ただ、ビジネスシーンでは多くの場合、情報の量を増やせば増やすほど、
混乱を招くだけなのです。

相手は説明を聞けば聞くほど、こちらが何を言いたいのか分らなくなります。

そればかりか、話の趣旨とは違ったところに興味を持って、話し手を見ながら頷きつつ、
頭の中では勝手な妄想を始めてしまったりします。

新聞やテレビなど、マスメディアの取材を受けることが多い
企業の経営者や広報担当者が受講するコミュニケーション・トレーニングがあります。

この研修は、一般的に「メディア・トレーニング」と言われています。

トレーニングでは、メッセージの伝達効率、つまり
「伝えたいメッセージを確実に伝える技術」を高めるための、さまざまなコツを学びます。

簡単に言えば、分りやすい表現、相手に誤解を与えない表現の
基本から応用までを細かく学ぶのです。

そして、この「メディア・トレーニング」で繰り返し強調されることがあります。

それは、「長く話さない」ということです。
 

つまり、余計なことは話さない、話はできるだけ短くする、ということです。

なぜならば、話は短いほうが、聞き手にはよく分かるからです。

一つひとつの言葉の意味を咀嚼しやすくなるからです。

「長い説明を短くする」と中味がグンと濃くなるのです。ただ、話し手にとって、
話を短くするには、それだけ言葉を厳選する必要があります。

例えば、次のＢ君の会話例を見てみましょう。

「先日のＰ社の納品ミスの時に、Ｃ君ともめていただろう。
Ｃ君は『担当替え直後に発送した件なので、前任のＡ君の責任だ』と言っていたよね。
ところがきみは『引き継ぎも終えているのだから、責任はＣ君にある』
と言い張っていたよね・・・」

Ｂ君の言いたいことを理解することは難しいと思いませんか？

Ｂ君の問題は２つあります。

１．他人から伝達された内容をそのまま引用するクセがある　

２．漢字表現をあまり用いず、内容をまとめない　

これは、私たちがついやってしまう話し方です。

自分の表現にいったん置き換えてまとめてみましょう。

漢字表現を積極的に活用し、ダイレクトかつ、まとまりのある表現を心がけましょう。

前述の例では、「責任の所在の問題」と言えば、一言に集約できるのです。

この言葉を言えば、聞き手は理解に要する負担感が軽減され、理解しやすくなります。

田渕　裕哉

※　今回のテーマの参考文献：頭のいい説明「すぐできる」コツ　鶴野充茂著　三笠書房

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