簡潔に話をまとめ相手に伝わる伝え方のコツ３．

From　：　田渕裕哉（2012/06/20 07:00:48）

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相手に伝わる伝え方のコツは、聞き手が何を聞きたいと思っているかを考えることです。

それが情報の重要度を区別する初めの一歩です。

例えば、展示会の参加報告などの場合は、多くの人が「聞きたい」内容は、ほぼ決まっています。

「業界全体の動向」「競合他社の動向」そして「参加者がどんな商品に注目していたか」
「どこに人が集まっていたか」などです。

つまり、これから聞き手にとって「重要度の高い情報」です。

それ以外は「重要度の低い情報」つまり「背景情報」です。

会場入口の写真などは、ほとんどの人にとって見る必要のないものです。

なくてもいいし、業界関係者なら誰でも知っているような
展示会自体の説明をわざわざする必要もありません。

３日間開催されていて、自分が２日目に参加したといったことも背景情報になります。

そのようにして、重要度の高い情報と低い情報を分けたら、
思い切って重要度の低い情報、つまり背景情報をカットします。

さらに「話の流れを整理」し、「重要度の高い部分を少し補足」します。

それだけで、あなたの説明は見違えるほど良くなります。

先日、幕張メッセで開かれたＩＴフェアに参加してきましたので、
そのときの様子を報告します。

ＩＴフェアに今年のテーマは「さらに、つながる世界」。

展示でも、今まで「つながる」ことのなかった機器同士がネットワーク接続されて
新しい使い方を提案するものが実際に増えていると感じました。

これは業界の一つのトレンドかもしれません。

ＹＹ社などがその良い例で、今年はブースが大きくなっていました。

逆に「つながる」製品の少ないＺＺ社のブースは小さくなっていました。

展示会全体では新製品発表が多かったモバイルのセクションに人が一番多く（写真を見せる）、
とりわけ大勢の人が集まっていたのはＸＸ社の新製品のコーナーです（製品の写真を見せる）。

業界最小・最軽量で、実際に手に持つと見た目より重い印象でしたが、
表面の加工や質感の完成度は高くて、我々の強力なライバルになりそうです。

「重要度の高い部分を少し補足」したため、説得力がグンと増したはずです。

全体の文量としては、やや少なくなった程度ですが、部下からこのように報告してもらえると、
かなり簡潔にまとめられている印象を受けるものです。

聞いていてストレスを感じることもなく、聞き終わったときに質問しなくてもいいので、
やりとりも短くてすみます。これがコツなのです。

田渕　裕哉

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