簡潔に話をまとめ相手に伝わる伝え方のコツ６．

From　：　田渕裕哉（2012/06/23 06:52:41）

おはようございます。今朝は涼しい千葉からです。

今日は教会の大会があります。土曜日ですが家族で教会に行きます。
今月の土曜日は教会の用事で埋まっています。
日曜日にも教会に行くので、週末は教会三昧です。

今日は「頭のいいメール」の基本をご紹介します。

メールの報告で、ぜひ覚えておきたい文章の構成があります。

それは「リマインド言葉」→「現在地」→「方向性」の三段構成です。

１．リマインド言葉　

何に関する話なのかを、相手に思い出させるための言葉が最初にきます。

「・・・の件ですが」といった表現になります。

２．現在地　現在の状況を説明します。

「現在、・・・の状況です」といった表現になります。

３．今後、どうするのか、どうなっていくのかについて、説明します。

「今後、・・・となる予定なので、・・・しようと思っています。
また動きがあれば、お知らせします」といった表現になります。

この流れは「頭のいい説明」の最も簡潔なパターンです。

ビジネスの話は、多くの場合、この流れでやりとりされているはずです。

非常にシンプルな構成のため、メールを受信した相手も、
この順番で話が展開されると、メッセージを理解しやすくなります。

例えば、１．「来週の法務部門との打ち合わせに関して」

２．「現在、契約に盛り込みたい項目を整理しています」

３．「週明けに確認をお願いします」
 

つまり、メールでは「過去」「現在」「未来」を確認するということです。

普段から、メールをこのコツでまとめるようにしておくと、
伝わりやすさもまるで違います。

さて、もう一つ、頭のいい人は「相手に考えさせない。選択肢から選ばせる」
というコツがあります。

相手に質問する場合「相手が答えやすいよう」に質問するのです。
何気なく質問してはいけないのです。

２種類の質問があります。

「オープン・クエスチョン」と「クローズド・クエスチョン」の２つです。

「オープン・クエスチョン」とは「相手に自由な回答を考えてもらう場合」の質問です。

答えは無限にあります。

「クローズド・クエスチョン」は「限定した選択肢から相手に返答してもらう場合」
の質問です。

質問される側にとって回答が楽なのは「クローズド・クエスチョン」です。

そして人間は「選択肢があったほうが答えやすい」のです。

例えば、１．「・・・といった内容でした。課長、どうしましょうか？」

２．「・・・といった内容でした。課長、この内容は、この後、
メールでまとめて全員で共有しておけばいいですか？
それとも一度、全員を集めて話をする場を設けましょうか？」

課長として、どちらが楽ですか？

もちろん、話し手の負担は増えます。

でも、それこそが仕事なのです。

田渕　裕哉

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